À l’heure où la pandémie de COVID-19 bouleverse véritablement tous les aspects de la vie quotidienne, je soupçonne que peu de personnes extérieures à « l’industrie » ont réfléchi à l’impact des restrictions de déplacement et de l’interdiction des rassemblements publics de plus de deux personnes sur les assemblées générales annuelles.
Pourtant, la tenue d’une AG constitue une obligation légale ou constitutionnelle pour de nombreuses sociétés cotées, associations, mutuelles, fédérations sportives et organisations à but non lucratif. Pour leurs AG, les professionnels de la gouvernance se trouvent dans l’obligation de réfléchir à des options qui, encore récemment, auraient été considérées comme « extrêmes ». Tenir une AG à huis clos, sans la présence des actionnaires ? Jamais... Tenir une AG entièrement en ligne et inviter le conseil d’administration et les actionnaires à y participer virtuellement ? Juridiquement confus, voire controversé, pour certains...
Je ne suis peut-être pas en mesure de commenter la légalité de ces options pour votre organisation, ni l’impact possible sur la privation de droits des actionnaires/membres. En revanche, ce que je peux faire, c’est aider à dissiper certaines « craintes » qui semblent se manifester lorsque l’on évoque les assemblées générales virtuelles.
La technologie Lumi a été développée pendant 20 ans ; elle est utilisée par de nombreux centralisateurs et hôtesses d’accueil dans le monde, et gère des milliers d’AG chaque année. Grâce à cela, l’approche virtuelle est un simple prolongement ; elle n’est guère plus complexe qu’une assemblée générale physique, qui se tient uniquement dans une salle.
Beaucoup croient, à tort, qu’une AG virtuelle se déroulera de la même manière qu’une réunion en ligne dans Zoom – où tous les participants peuvent être vus et entendus et peuvent parler en même temps. La réalité est tout à fait différente. Les membres du conseil d’administration peuvent se trouver dans la même pièce ; dans le cadre d’une assemblée générale entièrement virtuelle, toutefois, il est probable qu’ils y assistent indépendamment les uns des autres. Le « public », constitué de vos actionnaires ou vos membres, est complètement séparé d’eux, et son mode d’accès à la plate-forme lui permet uniquement de regarder et d’écouter. Les actionnaires et les membres ne peuvent pas interagir avec le conseil d’administration ou entre eux ; ils peuvent simplement envoyer des questions modérées via la fonction de saisie de texte de la plate-forme, voter les résolutions ou voter pendant les scrutins ou les élections, si cette fonctionnalité est activée.
Votre assemblée générale virtuelle se déroulera sans doute encore mieux qu’une assemblée générale en salle, qui peut toujours être perturbée par l’activisme des actionnaires ou des membres ou être la scène d’un débat houleux entre participants.
J’espère que cette publication de blog contribuera à apaiser certaines de vos inquiétudes au sujet d’une assemblée générale virtuelle et qu’elle vous incitera à recommander, en toute confiance, que votre assemblée générale annuelle ne soit pas reportée ou annulée, ni tenue à huis clos. Et qu’il existe une solution qui vous permet de continuer à interagir avec vos actionnaires ou vos membres, de conserver une bonne gouvernance d’entreprise et de prendre des décisions pour préserver le déroulement « habituel » de vos activités en ces temps difficiles.