Quel est le coût réel dune aga Hybride ou Virtuelle

2020 a été synonyme d’une course effrénée à la transition numérique, à mesure que les organisations se sont efforcées de préserver la continuité de leurs opérations face à une pandémie sans précédent qui a profondément ébranlé le monde des affaires. Dès lors, tout ce qui pouvait être déplacé sur Internet l’a été, l’assemblée annuelle n’y faisant pas exception. Les organisations abandonnaient ainsi leur modèle traditionnel d’assemblée annuelle physique au profit d’AGA hybrides (alliant participations en ligne et en présentiel) ou virtuelles (en ligne uniquement).

Au 22 avril 2020, le nombre d’assemblées annuelles prévues exclusivement en ligne dans le monde était estimé à 2 240. Pour remettre les choses en contexte, seulement 286 assemblées se sont tenues en ligne en 2019. Si l’on en croit néanmoins les publications de nombreux secrétaires généraux et agents de transfert, de même que nos propres données, les chiffres ont été en réalité nettement supérieurs. À la fin de cette année, Lumi avait conduit plus de 3 000 assemblées virtuelles et hybrides, et un réel changement a été constaté dans la perception de la notion d’assemblée numérique : une enquête menée par Lumi a montré que 61 % des professionnels des relations investisseurs anticipaient la présence d’une composante virtuelle dans leurs assemblées de 2021, tandis que 11 % de répondants supplémentaires estimaient que leur assemblée serait entièrement virtuelle. Alors que nous entrons sérieusement dans la saison des AGA 2021, les prédictions de 2020 se confirment dans les plans des nombreuses entreprises de l’indice FTSE qui se préparent à une nouvelle assemblée hybride ou virtuelle cette année.

Bien qu’il apparaisse clairement que le confinement a initié un changement, les organisations ont pris conscience que les AGA virtuelles, plus qu’une simple solution à court terme, allaient offrir bien des avantages, y compris avec l’assouplissement des restrictions au printemps de cette année. Participation accrue, meilleure représentation de l’ensemble de l’actionnariat ou des membres, engagement accru, réduction des coûts, impact environnemental positif et gain de temps sont autant de raisons citées par nos clients pour expliquer pourquoi ils continueront d’organiser des assemblées virtuelles à l’avenir.

Ceux qui ont opéré cette transition connaissent déjà la valeur qu’une AGA hybride ou virtuelle apporte à leur organisation, mais l’une des questions que l’on nous pose le plus souvent est : quel est le coût réel d’une AGA hybride ou virtuelle?

Plusieurs facteurs peuvent influer sur le coût de l’ajout d’une composante virtuelle à votre assemblée annuelle ou de sa tenue entièrement en ligne.

1. 1. La taille de votre registre des actionnaires ou de votre base d’affiliés constitue un bon point de départ, que vous teniez une AGA en présentiel, hybride ou virtuelle. Si la taille de votre registre des actionnaires influe sur le coût de votre AGA, c’est en raison des contraintes techniques que pose l’authentification d’un grand nombre de membres, des complexités associées à la gestion de séances de questions-réponses plus étendues et des besoins en modération que la taille implique
2. 2. Votre assemblée virtuelle s’accompagne-t-elle d’une composante présentielle – ce que l’on appelle le « nouvel » hybride? Une assemblée annuelle entièrement virtuelle élimine, entre autres, la nécessité de location d’un espace, les coûts de transport des membres de votre Conseil d’administration et de votre personnel, ou encore la nécessité de rafraîchissements, permettant ainsi une réduction de vos coûts totaux
3. 3. Votre AGA sera-t-elle retransmise en direct par webdiffusion afin que vos actionnaires/membres puissent la visionner, ou seulement sous la forme d’un flux audio? Bien qu’une diffusion audio soit moins onéreuse, de nombreuses organisations choisissent une retransmission vidéo en direct de l’AGA afin que le public se sente impliqué dans l’assemblée. Cela peut être particulièrement utile en cas de discussions portant sur des sujets ou résolutions sur lesquels vous demanderez ensuite à vos membres ou actionnaires de voter. Comme pour toute production, il existe différents niveaux de coût en fonction du niveau du service voulu. Une caméra fixe unique coûtera moins qu’un dispositif de production complet, par exemple.
4. Demanderez-vous à vos actionnaires ou membres de voter lors de votre assemblée? Souhaiteriez-vous ouvrir la fenêtre de vote avant le début de l’assemblée, afin qu’un maximum de votes puissent être exprimés? Quel est le degré de complexité de vos exigences de vote? Les réponses à ces questions permettront de déterminer le coût global de votre assemblée.

Cette photographie prise lors de l’AGA virtuelle de la Fédération des Émirats arabes unis de football vous donne une idée de la nouvelle réalité des assemblées annuelles en cette ère post-COVID. Il est peu probable que les vastes AGA en présentiel fassent leur retour d’ici la fin de cette année, et bien plus que le nouveau modèle hybride d’assemblée virtuelle accompagnée d’une composante présentielle réduite devienne la norme.. 

Chez Lumi, nous savons que toute réunion compte. Si vous souhaitez protéger votre organisation des imprévus tout en fonctionnant au plus près possible de la normale, mais que le coût d’une AGA hybride ou virtuelle vous inquiète, découvrez avec Lumi le coût réel d’une AGA virtuelle et obtenez un devis instantané.